Politique de confidentialité
Cette page explique quelles données nous recueillons, pourquoi, combien de temps nous les gardons, avec qui elles sont partagées, et comment vous exercez vos droits. Nous ne demandons que ce qui est utile à votre location.
Le responsable du traitement
La société FLOC (SAS, 4 rue Docteur Gaston Delbos, 76250 Déville-lès-Rouen), qui exploite l'agence UCAR Rouen. Pour toute question sur vos données : rouen@votreagenceucar.fr. L'identité complète de la société figure dans les mentions légales.
Les données, leur utilité et leur base légale
| Quand | Données | Pour quoi faire | Base légale |
|---|---|---|---|
| Vous réservez et payez en ligne | Nom, prénom, adresse, courriel, téléphone, véhicule, dates et heures, options, montant | Établir et exécuter la réservation, vous envoyer la confirmation, vous joindre en cas de besoin | Exécution du contrat |
| Vous payez en ligne (champ obligatoire) | Date de naissance du conducteur principal | Vérifier que le conducteur est majeur et remplir le contrat de location, où elle figure obligatoirement | Exécution du contrat |
| Vous remplissez les champs facultatifs du paiement | Civilité, profil (particulier, entreprise, association), raison sociale et SIRET, numéro, date et lieu de délivrance du permis | Vous adresser correctement nos messages ; préparer le contrat de location avant votre arrivée | Votre demande (champs facultatifs) et exécution du contrat |
| Vous envoyez vos documents en ligne (facultatif) | Photo ou PDF du permis de conduire, du justificatif de domicile, du K-bis, des statuts ou du bon de commande | Préparer le contrat ; vérifier le droit de conduire ; en cas d'infraction, désigner le conducteur | Exécution du contrat et intérêt légitime |
| Le jour du départ, à l'agence | Informations du contrat de location, état des lieux, dépôt de garantie | Contrat de location, assurance, gestion des sinistres et des infractions | Exécution du contrat et obligations légales |
| Vous êtes client, ou vous nous laissez vos coordonnées (agence, téléphone, salon) | Nom, prénom, civilité, courriel, téléphone, code postal et ville, date de naissance, historique de vos locations (véhicules, dates, montants), montants réglés à l'agence | Tenir votre fiche client : retrouver vos locations, préparer les suivantes, suivre les paiements à l'agence (prolongation, frais au retour) | Exécution du contrat et intérêt légitime (gestion de la relation client) |
| Vous cochez la case « J'accepte que UCAR Rouen me contacte à des fins commerciales » (facultative, jamais cochée d'avance), ou vous nous donnez votre accord à l'agence | Courriel, prénom, nom, civilité, ville, âge, historique de vos locations ; date, origine et texte de votre accord ; clics sur les liens de nos e-mails d'offres | Vous envoyer nos offres, promotions et newsletters, choisies selon vos locations (par exemple une offre sur les utilitaires si vous en louez) ; savoir quelles offres vous intéressent (nous comptons les clics sur les liens, mais nous ne mesurons pas l'ouverture des e-mails) | Votre consentement, retirable en un clic grâce au lien présent dans chaque e-mail. Les e-mails liés à vos locations (confirmation, rappels, documents, prolongation) sont envoyés dans tous les cas : ils font partie du service |
| Vous nous appelez ou écrivez | Les coordonnées et informations que vous nous donnez | Vous répondre | Votre demande |
| Vous tapez votre adresse au paiement | Le début de l'adresse tapée, seul, sans nom ni autre information | Vous proposer des adresses complètes et remplir le code postal et la ville. La recherche passe par notre site puis par le service public de la Base Adresse Nationale (IGN, Géoplateforme) ; une même recherche est gardée en mémoire 24 heures au plus, sans aucun lien avec vous | Votre demande (aide à la saisie, facultative) |
| Vous visitez le site | Aucune donnée personnelle : la page vue, le site d'où vous venez (par exemple « Google ») et le type d'appareil sont ajoutés à un compteur du jour, sans cookie, sans adresse IP ni identifiant | Connaître la fréquentation du site et les pages utiles | Intérêt légitime (mesure d'audience anonyme ; vous pouvez vous y opposer sur la page politique de cookies) |
| Vous acceptez les cookies de mesure ou de publicité | Source de votre visite, pages vues, identifiants de cookies | Savoir d'où viennent nos clients et mesurer l'efficacité de nos annonces | Votre consentement, retirable à tout moment |
La carte bancaire ne nous est jamais transmise : le paiement est traité par notre prestataire de paiement, qui est seul à détenir vos données bancaires. Ne nous envoyez jamais de photo de votre carte bancaire.
Combien de temps nous les gardons
- Documents envoyés en ligne (permis, justificatifs) : effacés automatiquement 90 jours après la fin de la location. Ce délai permet de désigner le conducteur si un avis de contravention arrive après le retour du véhicule.
- Données de réservation et de client : le temps de la relation commerciale, puis trois ans après votre dernière location ou votre dernier contact, sauf si un litige impose de les garder plus longtemps.
- Accord pour recevoir nos offres : jusqu'à votre désinscription. Sans location ni contact de votre part pendant trois ans, votre fiche est effacée automatiquement. La date et l'origine de votre accord ou de votre désinscription sont gardées avec la fiche, pour pouvoir prouver que nous respectons votre choix.
- Clics sur les liens de nos e-mails d'offres : trois ans.
- Factures et pièces comptables : dix ans, comme l'impose le code de commerce (article L. 123-22).
- Données de paiement : conservées par le prestataire de paiement, pas par l'agence.
- Demande d'information sans suite : effacée au bout de douze mois.
- Votre choix sur les cookies : mémorisé six mois, puis la question vous est reposée.
- Compteurs de visites anonymes : vingt-cinq mois (ils ne contiennent aucune donnée personnelle).
- Journal des e-mails envoyés par le site (adresse du destinataire, sujet, date, envoi réussi ou non) : douze mois, pour vérifier qu'une confirmation vous est bien parvenue.
Qui y a accès
Le personnel de l'agence, et, pour la seule partie qui les concerne :
- notre prestataire de paiement (Stripe), pour le traitement du paiement et la lutte contre la fraude ;
- notre hébergeur (Hostinger), qui héberge le site et ses données ;
- notre messagerie (Google Gmail), qui achemine les e-mails envoyés par le site ;
- notre assureur, en cas de sinistre ;
- les autorités, lorsque la loi l'impose (désignation d'un conducteur, réquisition judiciaire) ;
- Google (Google Ads, Google Analytics, Google Tag Manager), uniquement si vous avez accepté les cookies de mesure ou de publicité.
Vos données ne sont ni vendues ni louées. Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).
Sécurité des documents envoyés en ligne
Le lien d'envoi est personnel et signé : il ne donne accès qu'à votre réservation. Les fichiers transitent par une connexion chiffrée, sont rangés sous des noms aléatoires dans un dossier fermé à toute consultation depuis internet, et ne sont visibles que par le personnel de l'agence connecté à l'administration du site. Ils ne sont jamais transférés par e-mail.
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, vous opposer à leur traitement et retirer votre consentement à tout moment. Écrivez à rouen@votreagenceucar.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander un élément permettant de la vérifier.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes, ou 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
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